Fysiska möten blir digitala möten

av Camille

Corona paniken blir allt större och mer omfattande. Vilket ställer till en hel del när det gäller som fysiska mötena. Det bokas av eller bokas om till en framtid man inte vet när, var och hur. I den fantastiska värld vi ändå lever i så är inget omöjligt. Det går faktiskt att sköta de mesta online, även möten. Men att få ett så effektivt möte som möjligt kräver dock lite mer planering och rutiner. Bra ljud och en tydlig agenda är bl.a. några av tipsen jag kan dela med mig.

1. Använd headset

Ljudet är avgörande för att distansmötet ska lyckas. Därför är det A och O att alla har någon typ av headset när man pratar. Antingen kan man investerar i ett dedikerat headset för onlinemöten eller så använder du mobilens handsfree (fungerar för både mobil och dator).

2. Sätt på mute när du inte pratar

När alla sitter med mikrofoner och hörlurar hörs en nysning, slag på tangentbordet eller störande bakgrundsljud bättre än när man sitter i samma rum. Ha därför som rutin att stänga av din egen mikrofon när du inte pratar för att motverka störande bakgrundsljud.

3. Videomöten att föredra

Så klart vill vi se varandra även när vi sitter på olika håll. Kroppsspråk, ögonkontakt, leenden. Videomöten känns mer på riktigt än möten med enbart röst. Särskilt när vi är flera personer är det en fördel att se varandra så att alla verkligen är fokuserade på mötet. För den ovana kan videomöten dessutom kännas mer ‘som vanligt’ och därför blir fler mer bekväma med att bidra.

4. Ha en tydlig agenda

När vi möts online är det ofta enklare att ha en tydlig agenda att följa för mötet så att alla är införstådda med syfte och flöde av samtalet. Det blir enklare att få ut mer av mötet när man skickat ut agendan till alla deltagare innan samtalet, så att alla är mer förberedda och också vet när under mötet det passar att ta upp olika punkter.

5. Avsätt extra tid för ‘teknikstrul’

En sak man snabbt lär sig när det kommer till distansmöten är att det ofta strular för någon. Ha därför som vana att räkna med ca 5 minuters teknikstrul i början av samtalet, så att alla verkligen hinner komma in i mötet innan agendan drar igång.

6. Låt alla komma till tals (som vill)

Alla är inte lika vana vid distansmöten eller bekväma med att ta plats och leda ett samtal. Den som bjuder in till mötet kan därför med fördel ha en rutin där man frågar även dem som inte hörts så mycket under mötet kring deras tankar och åsikter på de ämnen som diskuteras.

7. Glöm inte den mer sociala kontakten – umgås online!

Även om ni inte ses fysiskt så ska ni inte underskatta värdet av att ha mer small talk på sidan av mötesagendan också. Börja med att fråga hur alla mår. Ha kanske med en punkt kring mer sociala frågor som om man varit med om något intressant nyligen eller har spännande planer inom en nära framtid. Glöm inte att umgås även när ni möts online!

8. Sikta på korta, effektiva möten

När vi sitter framför datorn och koncentrerat ser och pratar med varandra i olika fönster på skärmen är det lätt att snabbare bli trött än vid ett fysiskt möte. Ett bra tips är därför att ta lite kortare möten online än när man ses fysiskt.

9. Skicka ut kort sammanfattning efter mötet

När man gör saker online är det aldrig helt hundra att uppkopplingen räcker för alla under hela samtalet. Därför kan det vara en god vana att skicka ut korta mötesanteckningar till alla deltagare direkt efter mötet.

Tips på olika verktyg för online möten:

  • Google Hangouts
  • Microsoft Teams
  • Skype
  • Whereby
  • Zoom

Andra inlägg att läsa